L'accès aux registres administratifs peut être accordé aux experts dans les domaines de la protection sociale ou l'emploi (chercheurs, chargés d'études et analystes) menant un projet à finalité exclusivement statistique et affiliés à une organisation implantée au Luxembourg, reconnue comme étant autorisée à recevoir des données.
Dans le secteur public, les organisations concernées sont les institutions publiques ayant dans leurs missions de mener des recherches ou des études (par exemple l'Université, les centres de recherche publics, les services d'études des ministères).
Dans le secteur privé, seules les organisations non gouvernementales, si elles agissent dans un but non lucratif, sont concernées à condition que la recherche ou l'étude fasse partie de leurs missions (elles doivent par exemple disposer d'un environnement de recherche stable, composé notamment d'un groupe d'experts qualifiés). Les entreprises à but lucratif ne sont pas concernées, sauf si elles agissent pour le compte d'un ministère ou d'une administration luxembourgeoise qui leur a sous-traité la réalisation d'une étude.
L'IGSS n'accorde pas d'autorisation aux personnes n'étant pas rattachées à une organisation autorisée. En outre, les étudiants n'ont pas accès aux registres administratifs, sauf s'ils possèdent un contrat de travail avec une organisation autorisée.
Afin d'accorder une autorisation, l'IGSS évalue préalablement l'organisation candidate, plus attentivement quand il ne s'agit pas d'un centre de recherche (sont pris en compte le niveau de formation du personnel, l'existence d'une expérience dans l'analyse de microdonnées). Les personnes établies à l'étranger peuvent cependant y prétendre en attestant de leur affiliation à une organisation autorisée au Luxembourg. Cette dernière s'engage alors à assumer la responsabilité du demandeur étranger en s'assurant que toutes les règles régissant l'accès aux registres administratifs sont respectées. L'organisation accueillant le demandeur doit également désigner une personne de contact entre le demandeur étranger et l'IGSS.